Protectia datelor cu caracter personal GDPR

1. Identitatea Operatorului de Date

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin sistemul de rezervări online VR Space este:

• Denumire: Partipipal Events SRL
• Sediu social: Intrarea David Ionescu 3, camera 1, Sector 1, București
• CUI: 38538261
• Reg. Com.: J2017019752402
• Email contact GDPR: loop@vrsolutions.tech
• Telefon: +40770632554

Dacă aveți întrebări legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale, ne puteți contacta la adresa de email de mai sus.

2. Datele cu Caracter Personal Colectate

Prin intermediul sistemului de rezervări online, colectăm următoarele categorii de date:

2.1. Date colectate pentru toate rezervările

• Nume și prenume
• Adresă de email
• Număr de telefon
• Numărul de persoane din grup
• Data și ora rezervării
• Pachetul ales și durata sesiunii

2.2. Date suplimentare pentru facturare pe persoană juridică (B2B)

• Denumirea companiei
• Codul Unic de Înregistrare (CUI)
• Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului (Reg. Com.)
• Adresa de email pentru facturare

2.3. Date financiare

Datele de plată (card bancar) sunt procesate exclusiv de Netopia Payments S.A. Partipipal Events SRL nu stochează și nu accesează datele cardului dumneavoastră. Netopia acționează ca operator independent în cadrul tranzacției de plată.

3. Scopul și Temeiul Legal al Prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră personale în baza următoarelor temeiuri juridice, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR):

3.1. Executarea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR)

Datele de contact și de rezervare sunt necesare pentru confirmarea și gestionarea rezervării la VR Space. Fără aceste date, nu putem onora rezervarea.

• Confirmarea rezervării
• Contactarea dumneavoastră în legătură cu rezervarea (modificări, anulări, confirmare sosire)
• Gestionarea plăților și a soldului rămas de achitat la sosire
• Emiterea facturii fiscale prin SmartBill

3.2. Obligație legală (Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR)

Datele de facturare sunt prelucrate în baza obligațiilor fiscale prevăzute de legislația română (Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, Legea nr. 82/1991 a contabilității). Documentele financiar-contabile se păstrează obligatoriu timp de 10 ani.

3.3. Interes legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR)

În măsura în care este necesar, prelucrăm datele pentru gestionarea internă a rezervărilor, prevenirea abuzurilor și îmbunătățirea serviciilor noastre. Interesul nostru legitim nu prevalează asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale.

4. Destinatarii Datelor — Cu Cine Le Împartășim

Datele dumneavoastră pot fi accesate sau transmise exclusiv în scopurile descrise mai sus, către:

4.1. Angajații și colaboratorii autorizați VR Space

Personalul operațional al VR Space accesează datele de rezervare exclusiv în scopul gestionării programului de activitate și al primirii clienților.

4.2. Netopia Payments S.A.

Procesator de plăți autorizat, cu sediul în România. Procesează datele cardului conform propriilor politici de confidențialitate și în conformitate cu standardele PCI-DSS. VR Space nu primește și nu stochează date de card.

• Website: www.netopia-payments.com

4.3. SmartBill (Mediapost Hit Mail S.R.L.)

Platformă de facturare electronică utilizată pentru emiterea facturilor fiscale. Accesează datele de identificare necesare emiterii documentelor contabile, în conformitate cu legislația fiscală română.

• Website: www.smartbill.ro

4.4. Autorități publice

Putem divulga date către autorități fiscale (ANAF), instanțe judecătorești sau alte autorități competente, exclusiv când suntem obligați prin lege.

Nu vindem, nu închiriem și nu transmitem datele dumneavoastră personale către terți în scopuri de marketing sau publicitate.

5. Durata Stocării Datelor

Date de rezervare și contact: 3 ani de la data rezervării, după care sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care legea impune o durată mai mare.

Date de facturare: 10 ani de la data emiterii facturii, conform Legii nr. 82/1991. Aceste date nu pot fi șterse la cerere pe durata obligației legale de arhivare.

Date de plată (card): Nu sunt stocate de VR Space. Gestionate exclusiv de Netopia conform politicii proprii.

6. Drepturile Dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în legătură cu datele dumneavoastră personale:

• Dreptul de acces (Art. 15): Puteți solicita o copie a datelor pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Dreptul la rectificare (Art. 16): Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere (Art. 17): Puteți solicita ștergerea datelor, cu excepția celor pentru care există o obligație legală de păstrare (ex. documente contabile).
• Dreptul la restricționare (Art. 18): Puteți solicita limitarea prelucrării în anumite circumstanțe.
• Dreptul la portabilitate (Art. 20): Puteți solicita datele furnizate de dumneavoastră într-un format structurat și ușor de utilizat.
• Dreptul de opoziție (Art. 21): Puteți obiecta față de prelucrarea bazată pe interesul nostru legitim.

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, ne puteți contacta la: [email@vrspace.ro — de completat]. Vom răspunde în termen de maximum 30 de zile calendaristice.

6.1. Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

• Website: www.dataprotection.ro
• Email: anspdcp@dataprotection.ro
• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București

7. Securitatea Datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizațorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră împotriva accesului neautorizat, modificării sau divulgării:

• Accesul la datele de rezervare este restricționat prin parolă și limitat la personalul autorizat
• Comunicațiile cu sistemele de plată (Netopia) se realizează prin protocoale criptate (HTTPS/TLS)
• Facturile emise prin SmartBill sunt stocate în infrastructura securizată a furnizorului
• Efectuăm periodic revizuiri ale accesului la datele prelucrate

În cazul unui incident de securitate care ar putea afecta drepturile și libertățile dumneavoastră, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore și vă vom informa în consecință.

8. Cookie-uri și Tehnologii Similare

Website-ul vrspace.ro utilizează cookie-uri. Politica detaliată privind cookie-urile este disponibilă separat pe website. Sistemul de rezervări stochează datele rezervărilor local în browserul dumneavoastră exclusiv pentru funcționarea aplicației — aceste date nu sunt transmise către servere terțe.

9. Transferuri Internaționale de Date

Datele dumneavoastră sunt prelucrate și stocate în Uniunea Europeană. Netopia Payments și SmartBill sunt companii românești care operează exclusiv pe teritoriul UE. Nu efectuăm transferuri de date în afara Spațiului Economic European.

10. Date Referitoare la Minori

Serviciile VR Space sunt accesibile persoanelor cu vârsta de minimum 8 ani. Rezervările pot fi efectuate exclusiv de persoane majore (cel puțin 18 ani). Nu colectăm în mod deliberat date personale ale minorilor. Dacă grupul include copii, rezervarea este efectuată de adultul responsabil, care acceptă termenii în numele întregului grup.

11. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Această politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul vrspace.ro cu data intrării în vigoare. Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.

Data ultimei actualizări: Februarie 2026